行政助理岗位的重要价值

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      任何一个企业或多或少都离不开行政助理人员,行政助理在经营层的领导下,承担着客户接待、商务管理、会议准备、文档管理、资源协调、公共关系和对外宣传推广等工作,负责企业年度重要事项的跟踪,保障企业各层级员工在没有后顾之忧的情况下全心投入工作。行政岗位人员虽然很少,但由于其分担了经理层大量的例行性、事务性工作,在保障企业正常运营方面发挥着信息中枢作用,使行政人员岗位成为领导者的后备力量,作用不可低估。

      现代企业行政助理岗位已经向职业化发展,除了具备熟练操作计算机和办公软件等基本能力外,还要学会掌握上级的工作习惯,分清轻重缓急,合理地安排行政事务,灵活应对和处理一些力所能及的事务性工作,科学配置时间,协调各部门工作等高阶能力,因此行政助理岗位是一个综合能力要求很高的岗位,并不是人人都能胜任的,需要经过专业训练和长期实践才能达到职位要求。

      行政助理人员的具体作用主要体现在以下几个方面:一是跟踪重要业务进。企业每年的经营目标确定后,往往会有若干项事关全局的重要任务,这些任务一般完成的时间跨度较长,必须有一个配套的跟踪制度,才能监控任务进度,对存在的问题及时作出预警和反应,这些重要工作,需要行政助理协调相关资源,让重要工作处于高层的管控之下,为全年总体目标的完成打下坚实基础。

      二是保证企业日常运转。对与企业中心任务有关的事务性工作,如文件收发归档、重要和潜在客户资料的搜集留存、办公系统运行、重要合同跟进、会议安排、客户接待、对外宣传等进行具体跟进落实,及时向上级反映,上级需要查询资料时能迅速调出。协助上级召开会议,做好会前准备,会后跟进会议决定的落实情况,配合上级完善内部制度和工作流程,减少内部风险,提高企业各层级的运行效率和员工的工作质量。

      三是维护内外公共关系。在对外方面,行政助理岗位负责对口各类媒体、政府、社会组织、中介机构,关注外部渠道对公司的各种评价信息,进行分析处理,向社会和媒体传递企业价值观,自觉维护企业良好的公众形象,使企业通过社会美誉度提高品牌影响力。在对内方面,自觉维护上级和员工的关系,建立信息沟通网络,协调部门之间的业务配合,构建融洽的工作关系。

       

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